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캐치폼으로 수집했거나 직접 업로드한 개인정보의 상세 답변 확인 및 관리할 수 있습니다.
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경로 : 메뉴 > 개인정보 수집/관리 > [캐치폼-업로드 목록] > 해당 ‘캐치폼 또는 개인정보 업로드 명’ 클릭
1. 개인정보 파기 일정 확인
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캐치폼 생성시 설정한 개인정보 파기 일정을 확인 할 수 있습니다.
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경로 : 메뉴 > 개인정보 수집/관리 > 캐치폼-업로드 목록 > 해당 캐치폼 클릭 > 우측 관리 [···] 클릭 > 개인정보 파기 일정 확인 클릭
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보유-이용 기간을 통해 파기 일정을 확인 할 수 있습니다.
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2. 외부 열람자 초대
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기관의 ID/PW를 노출하거나 개인정보 엑셀 파일을 메일로 보낼 필요 없이, 외부 협력사 등 지정한 사용자에게만 해당 캐치폼으로 수집된 개인정보를 '읽기 전용' 권한으로 안전하게 공유할 수 있습니다.
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내부 구성원일 경우에는 외부 열람자가 아닌 구성원 초대 / 서비스 권한 부여로 개인정보 접근 권한을 부여해주세요.
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GOV 캐치시큐에는 현재 제공되지 않는 기능입니다. 향후 기능 제공 예정입니다.
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경로 : 메뉴 > 개인정보 수집/관리 > 캐치폼-업로드 목록 > 외부 열람자를 추가하고자 하는 캐치폼 클릭 > 우측 [···] 클릭 > ‘열람자 추가’ 클릭
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추가할 열람자의 이메일 주소와 초대 사유를 입력하신 후 ‘초대 메일 발송’ 버튼을 클릭해 주세요.
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초대 사유를 정확하게 작성해 주시면, 다른 구성원들도 공유 목적을 명확히 알 수 있고, 추후 권한 확인 및 관리 시 혼선을 줄일 수 있습니다.
열람자 권한 회수 방법
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열람자 항목에서 ‘휴지통’모양의 아이콘을 클릭해 주세요.
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권한 회수 사유 입력 후, ‘권한 회수’ 버튼을 클릭해 주세요.
3. 개인정보 수집 답변 / 결과 확인
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캐치폼 또는 개인정보 업로드를 통해 수집된 답변은 이 경로에서 확인하실 수 있습니다..
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답변 확인 경로 : 메뉴 > 개인정보 수집/관리 > 캐치폼-업로드 목록 > 확인할 캐치폼 클릭
데이터 안전성 및 상세 확인
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수집된 답변은 기본적으로 암호화 및 마스킹되어 보관됩니다.
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상세 내용은 답변을 클릭하거나 '복호화' 버튼을 클릭하여 전체 내용을 확인할 수 있습니다.
통계 분석 (결과 확인)
수집된 개인정보를 동형암호화 등 PET(Privacy Enhancing Technology) 기반 기술이 적용되어 안전하게 처리됩니다.
설문조사, 만족도 조사 등 통계가 필요한 경우 상단의 '결과 확인' 버튼을 클릭하세요.
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수집된 데이터는 개인정보와 일반 정보(비개인정보)로 자동 분류되어 막대 그래프, 원형 그래프 등 다양한 시각화 차트로 제공되므로, 한눈에 쉽게 분석할 수 있습니다.
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개별 답변 확인은 물론, 일자별 참여자 수도 확인 가능합니다
4. 개인정보 다운로드
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캐치폼을 통해 수집된 응답 데이터를 엑셀 파일 형태로 다운로드할 수 있습니다.
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이 기능은 데이터를 캐치시큐 외부 프로그램에서 처리하거나, 내부 문서로 보관하는 등 고객님의 업무 환경에 맞춰 자유롭게 활용할 수 있도록 편리성을 제공합니다.
잠깐! 중요한 유의사항
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다운로드한 개인정보 파일을 외부(협력사, 세무사 등)에 전달할 때는 유출 사고 우려가 있습니다.
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데이터를 직접 전달하는 대신, [외부 열람자 초대] 기능(10번 항목 참고)을 이용해 안전하게 열람 권한만 공유하시는 것을 권장드립니다.
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경로 : 메뉴 > 개인정보 수집/관리 > 캐치폼-업로드 목록 > 확인할 캐치폼 클릭 > ‘다운로드’ 클릭
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다운로드 사유를 입력해주세요.
왜 다운로드 사유를 입력해야 하나요?
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누가, 언제, 어떤 목적으로 개인정보가 포함된 파일을 다운로드 했는지에 대한 ‘명확한 기록(로그)’을 남겨 개인정보 유출 사고를 방지하고 책임 소재를 명확히 하기 위함입니다. 만약의 사태가 발생하더라도 사유 기록을 통해 투명한 감 및 신속한 대응이 가능해집니다.
다운로드 시 유의사항
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파일 암호화: 다운로드되는 파일은 암호화되어 있으며, 비밀번호는 로그인 한 이메일로 발송됩니다.
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메일 제목 : [캐치시큐] (캐치폼명) 암호키 전달의 건
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소요 시간: 파일 크기에 따라 다운로드 완료까지 최대 10분 정도 소요될 수 있습니다.
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권한 확인: 다운로드 권한이 없는 캐치폼의 경우, 답변 다운로드가 불가합니다. (권한이 있어야만 파일을 외부로 가져갈 수 있습니다.)
5. 수집한 개인정보 동의 철회
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고객의 동의 철회 요청이 들어왔을 때, 해당 개인정보를 캐치시큐 시스템내에서 즉시 폐기(파기)하고 관련 활동을 중단하는 데 사용합니다. 캐치시큐는 이 과정을 통해 고객의 데이터 삭제 권리를 빠르고 투명하게 보장하며, 기업이 복잡한 개인정보보호 규 의무를 완벽하게 이행하도록 돕습니다.
동의 철회 처리 경로
1.
경로: 메뉴 > 개인정보 수집/관리 > 캐치폼-업로드 목록 > 확인할 캐치폼 클릭
2.
처리 방법 (택 1)
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개별 처리: 동의를 철회하고자 하는 응답의 우측 [동의 철회] 클릭.
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일괄 처리: 해당 응답의 체크박스 선택 후, 우측 상단의 '선택 동의 철회' 클릭.
6. 캐치폼 알림 설정하기
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캐치폼 알람 설정은 중요한 이벤트 발생 시 실시간으로 알림을 받아 빠르게 대응하고, 업무의 누락을 방지할 수 있습니다.
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신속한 대응 및 업무 처리: 새로운 폼 응답이 들어오거나, 폼이 종료 임박했을 때 즉시 알림을 받아 중요한 고객이나 이벤트에 지체 없이 대응할 수 있습니다.
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중요한 이벤트 놓침 방지: 개인정보 관련 다운로드, 응답 철회 요청 등 보안 및 법적 이슈가 있을 수 있는 민감한 이벤트에 대한 알림을 놓치지 않고 받을 수 있습니다.
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커뮤니케이션 채널 연동: 슬랙, 팀즈 등 팀이 주로 사용하는 메신저로 알림을 받아, 협업하는 팀원들과 정보를 빠르게 공유하고 처리할 수 있습니다.
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경로 : 메뉴 > 개인정보 수집/관리 > 캐치폼-업로드 목록 > 설정하고자 하는 캐치폼 클릭 > 우측 상단 ‘알림 받기’ 클릭
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알림 설정 방법
설정방법
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‘알림 이름’을 입력하고 ‘알림 받을 채널’을 선택 후 URL을 입력해주세요.
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GOV캐치시큐는 이메일 알림만 지원합니다.
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마지막으로 ‘알림 받을 이벤트’를 선택한 후 ‘저장하기’ 버튼을 클릭해주세요.
7. 메모하기
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메모 작성 및 활용
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답변별 메모: 캐치폼으로 수집된 답변 각각에도 별도의 메모를 남길 수 있습니다
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캐치폼 선택 > 메모 남기고 싶은 해당 답변에 메모하기 클릭
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공유 및 소통
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메모는 내부 구성원만 볼 수 있습니다.
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작성된 메모를 통해 사내 담당자들과의 공유 및 소통이 용이해집니다.
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변경 이력 확인
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메모의 변경 이력을 통해 수정된 내용, 작성자, 그리고 등록일을 모두 상세히 확인할 수 있습니다.
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경로 : 메뉴 > 개인정보 수집/관리 > 캐치폼-업로드 목록 > 우측 관리 [···] 클릭 > 메모하기 클릭
8. 답변 삭제하기
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캐치폼을 통해 수집된 정보주체의 개인정보까지 모두 영구적으로 삭제하는 기능입니다
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수집한 개인정보 동의 철회(5번 가이드)시 “철회와 함께 답변을 삭제합니다” 체크시 답변 삭제도 함께 진행 됩니다.
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삭제 방법 및 경로
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경로 : 메뉴 > 개인정보 수집/관리 > 캐치폼-업로드 목록 > 캐치폼 선택 > 답변 선택 > “선택 답변 삭제” 클릭
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답변 삭제 사유를 입력 후, “답변 삭제” 버튼을 클릭해주시면, 답변이 삭제됩니다.
주의사항
삭제된 정보는 복구가 불가능합니다. 신중하게 처리해 주세요.
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개인정보 영구 삭제: 개인정보와 함께 동형암호화된 데이터도 모두 삭제됩니다.
9. 답변 목록 검색하기
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수집된 답변을 검색해서 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
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‘검색필터 열기’를 클릭하시면 상세 검색 기능이 활성화 됩니다.
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제공 기능:
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동의일 기준으로 범위 검색이 가능합니다.
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광고성 정보 동의 여부, 개인정보 동의 철회 여부 등으로 필터를 설정할 수 있습니다.
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정보주체 번호(CA로 시작), 일반 개인정보 문항으로 키워드 검색도 가능합니다.
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단, 문항이 개인정보일 경우에는 검색 기능이 제공되지 않습니다.
10. 첨부파일 일괄 다운로드
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캐치폼으로 첨부파일을 수집하셨을 경우, 첨부파일을 일괄로 zip 파일로 다운로드 받으실 수 있습니다.
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답변을 선택 후 첨부파일 다운로드: 선택한 답변에 포함된 첨부파일만 일괄로 받습니다.
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덥변을 선택하지 않고 첨부파일 다운로드: 캐치폼에 응답한 모든 답변의 첨부파일을 일괄로 받습니다.
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참고해주세요.
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파일 용량이 클 경우, 압축파일 준비에 시간이 소요될 수 있습니다.
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준비된 압축 파일은 ‘첨부파일 보관함’에서 확인하실 수 있습니다.
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준비된 압축 파일은 24시간 후 자동 삭제됩니다.
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준비된 압축 파일 다운로드 시, 사유를 입력 받습니다. 해당 압축 파일에는 비밀번호가 걸려 있으며, 비밀번호는 사용자의 이메일로 전송됩니다.
10. 첨부파일 직접 조회
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수집한 첨부파일을 다운로드 하지 않고 직접 조회도 할 수 있습니다.
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만약 수집한 첨부파일이 이미지이면서 개인정보로 분류 되었을 경우, 조회 시 조회하는 사용자의 정보를 자동으로 워터마크 처리합니다.
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개인정보 유출 사고 발생 시, 추적을 용이하게 하기 위한 수단입니다.
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원터마크에는 IP정보, 조회시간, 조회자 성함이 표시됩니다.
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답변 상세에서도 동일하게 직접 조회가 가능합니다.
